電子帳簿保存法 システムアナリスト 杉浦司

電子帳簿保存法は、納税者の国税関係の帳簿書類の保存に係わる負担を軽減するために、電子計算機を使用して作成する帳簿書類の保存方法に関する基準について定められたものです。
財務会計システムを導入している企業では、よく認知されており、既に電子帳簿保存を実施しているのではないかと思いますが、今回、ご紹介したいのは、電子帳簿保存法が持つもう一つの顔である電子商取引に対する義務規定についてです。

電子帳簿保存法では、電子商取引の情報を、データ保存することを義務付けています。電子商取引において、データ受信された情報は、暗号化されている場合は復号化された形式で編集することなくデータ保存しておく必要があります。
この場合、単価などを参照する商品などのマスタ情報も合わせて保存が必要です。
そして、記録内容はディスプレイ画面およびプリンタ書面に、整然とした形式および明りょうな状態で、速やかに出力されることが必要とされています。

また、電子データの保存においては、以下の要件を満たすことも要求されます。
1．真実性の確保
　（1）訂正、削除をおこなった場合の真実、内容の確認
　（2）追加入力の事実確認
　（3）帳簿間の相互関連性の確認
2．可視性の確保
　（1）使用環境

• • 電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、操作説明書を備付けること
  • 画面、書面に整然と明りょうに、速やかに出力できること

　（2）検索条件

• • 取引年月日、勘定科目、取引金額その他を検索条件として設定すること
  • 日付、金額は範囲を指定して検索できること
  • ２項目以上を組み合わせて検索できること

電子商取引とみなされるものとしては、電子店舗システムはもちろんのこと、EDIシステムで注文データや生産指示データを取引先との間で送受信している場合も、商取引とみなされる場合はありますので注意が必要です。
電子メールでのやりとりでも、それが注文などの取引と見なせる場合は、データ保存を考える必要が出てくるでしょう。また、フロッピィディスクやMDでのやりとりも電子商取引の範囲とされています。

なお、電子帳簿保存法自体には罰則規定がありませんので、電子商取引の保存は、企業の良識にゆだねられていることになります。
ただし、取締役の善管注意義務や企業の社会的責任として、企業には、コンプライアンス（法令遵守）意識が問われることになるでしょう。